Datenschutzerklärung
Gültig ab 14. August 2026
1. Wer Ihre Daten verarbeitet
LexFlow wird von amirich.org LLC betrieben. Dieses Dokument erläutert, welche Daten wir erheben, warum, an wen wir sie weitergeben und wie Sie sie kontrollieren können. Es gilt für lex-flow.com, die Anwendung für Anwälte, das Mandantenportal und die mobile Anwendung.
2. Zwei verschiedene Rollen: Ihre Daten und die Daten Ihrer Mandanten
Diese Unterscheidung ist grundlegend und bestimmt den Umfang unserer Pflichten.
- ✓Für Ihre Nutzerkontodaten – Name, E-Mail, Abrechnungsangaben, Anmeldeverlauf – treten wir als Verantwortlicher auf und bestimmen die Zwecke der Verarbeitung.
- ✓Für Ihre Kanzleiinhalte – Mandate, Dokumente, Mandantendaten, Korrespondenz – treten wir als Auftragsverarbeiter auf und handeln ausschließlich auf Ihre Weisung.
- ✓Wir verwenden Ihre Kanzleiinhalte nicht für eigene Zwecke: Wir analysieren sie nicht zu Marketingzwecken, verkaufen sie nicht, legen sie nicht gegenüber Dritten offen und trainieren keine Modelle damit.
- ✓Sie bleiben Verantwortlicher für die Daten Ihrer Mandanten und sind für die Rechtmäßigkeit ihrer Verarbeitung verantwortlich, einschließlich der Einholung von Einwilligungen, soweit erforderlich.
3. Was wir erheben
Wir erheben genau das, was der Dienst für seine Funktion benötigt.
- •Nutzerkontodaten: Name, E-Mail, gehashtes Passwort, Oberflächensprache, Zeitzone, Einstellungen zur Zwei-Faktor-Authentifizierung.
- •Kanzleiinhalte: Mandate, Mandanten, Dokumente und Versionen, Fristen, Verhandlungen, Aufgaben, Zeiteinträge, Rechnungen und Nachrichten – alles, was Sie selbst eingeben.
- •Abrechnungsdaten: Tarif, Abonnementstatus, Zahlungsverlauf. Kartendaten werden von Stripe verarbeitet; wir erhalten sie weder, noch speichern wir sie.
- •Technische Daten: Verbindungsadresse, Geräte- und Browsertyp, Zeitstempel von Handlungen, Sicherheitsprotokolle.
- •Support-Anfragen und ihre Inhalte.
4. Warum wir sie verarbeiten
Jeder Zweck hat eine Rechtsgrundlage.
- •Vertragserfüllung: Bereitstellung des Dienstes, Authentifizierung, Speicherung und Anzeige Ihrer Daten, Annahme von Zahlungen.
- •Berechtigtes Interesse: Sicherung des Dienstes, Verhinderung von Missbrauch, Diagnose von Störungen, Verbesserung des Produkts anhand aggregierter Kennzahlen.
- •Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen: steuerliche und buchhalterische Aufzeichnungen, Beantwortung rechtmäßiger Anfragen zuständiger Behörden.
- •Einwilligung: Produktankündigungen, die nicht mit dem Betrieb des Dienstes zusammenhängen. Sie können sich jederzeit abmelden; dies berührt verpflichtende Mitteilungen nicht.
5. An wen wir Daten weitergeben
Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht für Werbung Dritter weiter. Wir setzen nur Dienstleister ein, ohne die der Dienst nicht betrieben werden kann, und verpflichten sie zur Einhaltung von Datenschutzpflichten.
- •Hosting und Speicherung – Infrastrukturanbieter in der Europäischen Union (Finnland).
- •Zahlungen – Stripe.
- •E-Mail-Versand – Resend.
- •Fehlerverfolgung – Sentry. Wir übermitteln nur eine Nutzerkennung und technische Fehlerdetails; Query-Strings werden unkenntlich gemacht, und Kanzleiinhalte werden nicht übertragen.
- •Sprachmodelle – nur wenn Sie selbst eine KI-Funktion aufrufen, und nur der Ausschnitt, der zu ihrer Ausführung erforderlich ist.
- •Kalender – Google, wenn Sie die Synchronisierung aktivieren.
- •Behörden – nur auf ein rechtmäßiges und verbindliches Ersuchen hin; wir benachrichtigen Sie, sofern dies nicht gesetzlich untersagt ist.
6. Wie wir Daten schützen
Unsere Maßnahmen sind der Sensibilität juristischer Daten angemessen.
- •Dokumente werden bei der Speicherung mit AES-256-GCM verschlüsselt; sensible Felder und Schlüssel Dritter werden verschlüsselt gespeichert.
- •Die Übertragung von Daten ist durch TLS geschützt.
- •Die Daten jeder Kanzlei sind isoliert: Jede Abfrage ist auf einen Arbeitsbereich beschränkt, auf den der Nutzer Zugriff hat.
- •Passwörter werden als bcrypt-Hashes gespeichert und können von uns nicht wiederhergestellt werden.
- •Zwei-Faktor-Authentifizierung, ein Prüfprotokoll und die Verwaltung aktiver Sitzungen stehen zur Verfügung.
- •Der Zugriff von Mitarbeitern auf Kanzleiinhalte ist standardmäßig gesperrt; das Prüfprotokoll wird nur für den Eigentümer geöffnet, nach erneuter Eingabe des Passworts und für begrenzte Zeit.
7. Kein System ist vollkommen sicher
Wir sagen das offen: Die oben genannten Maßnahmen verringern das Risiko erheblich, beseitigen es aber nicht. Sie sind für Ihren Teil verantwortlich – ein starkes Passwort, aktivierte Zwei-Faktor-Authentifizierung, die Kontrolle darüber, wen Sie in Ihren Arbeitsbereich einladen, und die Geräte, von denen aus Sie sich anmelden. Betrifft ein Vorfall Ihre Daten, benachrichtigen wir Sie unverzüglich und teilen Ihnen mit, was bekannt ist und was wir unternehmen.
8. Wie lange wir Daten speichern
Wir speichern Daten, solange Ihr Nutzerkonto aktiv ist.
- •Nach der Löschung des Nutzerkontos bleiben Kanzleiinhalte dreißig Tage lang auf Anfrage beim Support wiederherstellbar.
- •Danach werden sie aus den Produktivsystemen gelöscht; Sicherungskopien werden im regulären Rotationszyklus innerhalb der folgenden neunzig Tage überschrieben.
- •Abrechnungsunterlagen werden so lange aufbewahrt, wie es das Steuer- und Buchführungsrecht verlangt.
- •Sicherheitsprotokolle werden für den begrenzten Zeitraum aufbewahrt, der zur Untersuchung von Vorfällen erforderlich ist.
9. Ihre Rechte
Sie können diese Rechte über die Benutzeroberfläche oder durch Kontaktaufnahme mit uns ausüben.
- •Auf Ihre Daten zuzugreifen und sie in einem maschinenlesbaren Format zu erhalten – in den Bereichen des Produkts, in denen ein Export vorgesehen ist, oder auf Anfrage beim Support.
- •Unrichtige Angaben zu berichtigen.
- •Ihr Nutzerkonto und die zugehörigen Daten zu löschen.
- •Die Verarbeitung einzuschränken oder ihr zu widersprechen, wenn sie auf einem berechtigten Interesse beruht.
- •Die Einwilligung in Produktankündigungen zu widerrufen.
- •Bei der Aufsichtsbehörde an Ihrem Standort Beschwerde einzulegen.
10. Wo Daten gespeichert werden und internationale Übermittlungen
Die primäre Speicherung erfolgt in der Europäischen Union (Finnland). Bestimmte Dienstleister – der Zahlungsdienstleister, die Fehlerverfolgung und die Sprachmodelle – verarbeiten Daten in den Vereinigten Staaten. Solche Übermittlungen stützen sich auf Standardvertragsklauseln oder einen anderen rechtmäßigen Mechanismus.
11. Cookies
Wir verwenden unbedingt erforderliche Cookies: Sie speichern Ihre Sitzung und schützen Formulare vor der Fälschung von Anfragen. In der Anwendung gibt es keine Werbe- oder Tracking-Cookies. Die Website nutzt Traffic-Analysen, die Sie in Ihrem Browser deaktivieren können.
12. Kinder
Der Dienst ist für die berufliche Nutzung bestimmt und richtet sich nicht an Personen unter achtzehn Jahren. Wir erheben ihre Daten nicht wissentlich. Gelangen solche Daten zu uns, teilen Sie uns dies mit, und wir löschen sie.
13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Bei wesentlichen Änderungen benachrichtigen wir Sie per E-Mail oder in der Benutzeroberfläche mindestens dreißig Tage, bevor sie in Kraft treten, und aktualisieren das Datum am Anfang dieses Dokuments. Frühere Fassungen sind auf Anfrage erhältlich.
Kontaktieren Sie uns
Bei Fragen zum Datenschutz schreiben Sie an [email protected]. Verantwortlicher ist amirich.org LLC. Wir antworten innerhalb von dreißig Tagen.